Privacy Privacyverklaring

DHL Express geeft om uw privacy.

Onze missie is excellence, simply delivered. In deze Privacyverklaring wordt beschreven welke gegevens wij en de Deutsche Post DHL-entiteiten via onze verschillende interacties met u verzamelen. Ook beschrijven wij waarom en hoe wij deze gegevens gebruiken, hoe lang wij deze bewaren, waar en hoe wij deze verzamelen, aan wie wij deze doorgeven en welke rechten u heeft.

Toepassingsgebied van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle gebruikers van onze diensten, websites, applicaties, functies of andere diensten waar ook ter wereld, tenzij deze onder een afzonderlijke Privacyverklaring vallen. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende categorieën personen:

• Verzenders: verzenders, met inbegrip van hun werknemers, of personen die een zending verzenden

• Ontvangers van zendingen: elke persoon die een zending ontvangt

• Personen die belangstelling tonen voor ons en onze diensten of ervoor betalen

• Zakelijke partners: zakelijke partners, met inbegrip van hun werknemers

• Sollicitanten die solliciteren op een functie

Alle hierboven genoemde personen worden "u" of "uw" genoemd. Onze procedures inzake gegevensbescherming zijn onderworpen aan de toepasselijke wet- en regelgeving op de plaatsen waar wij actief zijn. De beschreven procedures in deze Privacyverklaring worden enkel uitgevoerd als dit is toegestaan door regionale of lokale weten regelgevingen inzake gegevensbescherming.

Wijziging aan deze Privacyverklaring

Wij behouden ons het recht om deze Privacyverklaring te wijzigen aan de aanpassingen in onze diensten, de verwerking van uw gegevens of in de toepasselijke wet- en regelgeving. Wij raden u daarom aan om onze Privacyverklaring regelmatig te bezoeken.

Wie is verantwoordelijk

De juridische entiteit die optreedt als uw verwerkingsverantwoordelijke bepaalt hoe en waarom uw gegevens worden verwerkt:

Voor DHL Express Nederland: DHL Express Netherlands, Anchoragelaan 32, 1118 LD Schiphol Nederland Contact Us

Voor DHL Express Global: DHL International GmbH, Charles-de-Gaulle-Str. 20 53113 Bonn, Germany Contact Us

Gegevens die wij verwerken

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor een specifiek doel. In sommige landen kunnen aanvullende gegevens worden verwerkt om aan de lokale wet- en regelgeving te voldoen.

• Contact gegevens
  Gegevens om contact met u op te nemen, bv wanneer wij een zending ophalen of leveren. Zoals: uw naam, telefoonnummer, adres, email adres
• Administratieve gegevens over sollicitanten
  Informatie die in HR-systemen wordt gebruikt mbt de gegevens van sollicitanten. Zoals: uw sollicitatie, competenties, werkvisum
• Gebruikersauthenticatie en -autorisatie
  Informatie om u te identificeren en te verifiëren als gebruiker van onze systemen en om uw toegang tot specifieke gegevens te verifiëren, bv. On Demand Delivery applicatie toont de zendingen die wij u gaan leveren. Zoals: uw login ID, wachtwoord
• Profielgegevens
  Informatie over uw DHL-profiel, bv. om uw leveringsvoorkeuren in te stellen. Zoals: uw leveringsvoorkeuren, bestel-/aankoopgeschiedenis
• Contractgegevens
  Informatie die in contracten is vastgelegd, bv. de contractpartijen. Zoals: activiteit op contract, namen van partijen
• Verzendingsgegevens
  Informatie die het ophalen en leveren van uw zending mogelijk maakt, bv. de status van uw zending. Zoals: uw adres, verzenddocumenten, bewijs van levering
• Financiële gegevens
  Informatie die wordt gebruikt voor facturering, financiële en betalingsprocessen, bv. bankrekeningnummer dat wordt gebruikt voor betalingen. Zoals: uw bankrekening, e-betalingsgegevens
• Identificatiegegevens
  Informatie die wordt gebruikt om u te identificeren, bv. een pasfoto om uw identiteit te verifiëren. Zoals: uw ID-gegevens, paspoortafbeelding, rijbewijs  
• Karakteristieken
  Informatie die u identificeert en onderscheidt van andere personen. Zoals: uw handtekening als bewijs van levering
• Telecommunicatie- en enquêtegegevens
  Informatie die u verstrekt aan een van onze medewerkers of door het invullen van een online enquête, bv. wanneer u onze klantenservice belt. Zoals: uw feedback, indien van toepassing gespreksopname.

Waarom wij uw gegevens verwerken

Bij DHL Express verwerken wij uw gegevens alleen voor specifieke doeleinden en wanneer wij een wettelijke basis hebben, namelijk:

• Uitvoering van een contract of wanneer u stappen onderneemt om een contract met ons te starten

• Voldoen aan een wettelijke verplichting

• Gerechtvaardigde belangen die worden nagestreefd en om uw en onze rechten te vrijwaren. Zo trachten wij uw klantentevredenheid te verhogen, onze diensten voor u te verbeteren en uw communicatie en interactie met ons te vergemakkelijken. Daarnaast willen wij u een snelle, eenvoudige en goedkope dienst leveren alsook onze relatie met u en de mogelijkheden die zich daarbij voordoen beter beheren. Dit stelt ons in staat om onze routes te optimaliseren, uw gegevens beter te beschermen en ervoor te zorgen dat er geen verboden en onaanvaardbare goederen in ons netwerk terechtkomen. Wij zullen ervoor zorgen dat deze gerechtvaardigde belangen met elkaar in evenwicht zijn. Indien van toepassing, heeft u het recht om bezwaar in te dienen

• Toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Bezoek aan onze website

Wanneer u onze websites bezoekt, registreren wij uw gegevens die wij nodig hebben om de website voor u toegankelijk te maken (bv. IP-adres, datum en duur van uw bezoek). Verdere opslag in logbestanden vindt plaats om de functionaliteit van onze websites en de veiligheid van onze systemen te waarborgen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van uw gegevens. Wij wissen uw gegevens zodra deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

Screening van de zending

Zendingen worden gescreend om hun inhoud te verifiëren, om na te gaan of ze overeenstemmen met de gedetailleerde beschrijving, om hun waarde te controleren en om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving en onze gebruiks- en vervoersvoorwaarden. Wij screenen alle zendingen voor veiligheidsdoeleinden om te voorkomen dat verboden en onaanvaardbare items ons netwerk binnenkomen of om strafbare feiten of misbruik op te sporen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking, omdat het de soepele werking en voortdurende verbetering van onze producten ten voordele van u verzekert.

Uitzonderingen bij de zending

DHL streeft ernaar uw zending met de grootst mogelijke zorg en zonder onnodige vertraging te leveren. Als wij uw zending niet kunnen leveren, wordt deze geretourneerd naar de verzender. Als er bv. geen adres kan worden gevonden, wordt de zending afgehandeld in het DHL Found Shipment Center. Wij kunnen uw zending openen om een retour- of lever adres te achterhalen. Wij hebben daarom een gerechtvaardigd belang om uw gegevens te verwerken.

Screening van geweigerde partijen

Geweigerde partijen zijn personen of entiteiten die op een lijst van geweigerde personen van een regelgevende instantie zijn geplaatst, waarvan de invoer- of uitvoertransacties verboden zijn. Deze partijen kunnen ook door een regelgevende instantie gesanctioneerd zijn wegens illegale handelingen zoals betrokkenheid bij terrorisme, drugshandel, witwassen van geld of proliferatie van wapens. Zendingen van of naar geweigerde partijen zijn vaak verboden. Elke zending in het DHL Express-netwerk wordt gescreend op geweigerde partijen. Zendingen naar of van mogelijk geweigerde partijen kunnen worden tegengehouden voor verdere controle om na te gaan of de zending niet verboden is. Om een snelle vrijgave van de zending te vergemakkelijken, kunnen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs vragen. Op basis van uw gerechtvaardigd belang en die van DHL Express, verwerken wij uw gegevens en kunnen wij strikt noodzakelijke gegevens gedurende een beperkte periode bewaren. Dit voorkomt dat uw toekomstige zendingen vertraging oplopen door het screeningproces. U heeft u het recht om bezwaar in te dienen, mondeling of schriftelijk. Voor vragen over de regelgeving, handelssancties en geweigerde partijen kunt u terecht op de websites van de betrokken autoriteiten, bv. van de Verenigde Naties, de Europese Unie en de Amerikaanse regering.

Telefoongesprekken en gespreksopnames

In bepaalde gevallen zal DHL u bellen om contractuele onderwerpen te verduidelijken, om uw feedback te verzamelen of voor marketingdoeleinden. De rechtmatigheid hiervoor is de uitvoering van een contract, een gerechtvaardigd belang of toestemming. In sommige landen worden oproepen voor marketingdoeleinden bv. alleen gedaan met uw voorafgaande toestemming. Als u ons belt of wij u bellen, kan het gesprek worden opgenomen in verband met de zending, opleiding en kwaliteitsredenen. Wij zullen uw gespreksopname verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgevingen inzake gegevensbescherming en telecommunicatie. Als voor het opnemen van een gesprek toestemming nodig is, wordt het gesprek pas opgenomen nadat u toestemming heeft gegeven. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Vanaf dat moment zal alle communicatie niet langer worden opgenomen. In landen waar de opname van gesprekken onderworpen is aan een gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar indienen tegen de opname.

Feedback van klanten

DHL kan contact met u opnemen om uw feedback en ervaringen met ons te registreren. Uw reactie helpt ons om verbeteringen aan te brengen in de levering van onze producten en diensten. In sommige landen besteden wij dit proces uit aan een zakelijke partner. Afhankelijk van het land waarin u zich bevindt, zal de verwerking gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang of op uw toestemming.

Douane-inklaring

Wij willen ervoor zorgen dat uw zending zo snel mogelijk aankomt door het inklaringsproces voor u te vergemakkelijken. Hiervoor is het noodzakelijk dat u ons voorziet van alle benodigde documenten voor de inklaring. Omdat de douane regels per land verschillen, kunnen er verschillende wettelijke eisen gelden. In bepaalde landen vereist de douane bv. het rijksregistersnummer, het nationale identiteitsbewijs of een kopie van het paspoort om de zending in te klaren. Om te voldoen aan de douanevoorschriften en om onze contractuele verplichtingen na te komen, is de verwerking van uw gegevens noodzakelijk. In gevallen waarin wij uw gegevens bewaren voor toekomstige zendingen, heeft u het recht bezwaar in te dienen.

Digitale communicatiekanalen

Om de communicatie tussen u en DHL te vergemakkelijken, bieden wij u de mogelijkheid om contact met ons op te nemen via communicatiekanalen van derden (bv. Facebook en DHL Virtual Assistant). De systemen reageren met antwoorden op basis van trefwoorden of geven uw verzoek door aan een medewerker in een live chat. Dit is een snelle en eenvoudige manier om antwoorden te krijgen over de status van uw zending of over onze producten en diensten. DHL heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw gegevens voor het faciliteren van onze communicatie. Indien u geen gebruik wenst te maken van een dergelijk kanaal, kunt u contact opnemen met onze klantenservice. Voor meer informatie over de gegevensbeschermingspraktijken van de aanbieders van communicatiekanalen, kunt u terecht op hun websites.

Cookies en soortgelijke technologieën

DHL maakt gebruik van verschillende technologieën om uw gebruikersvoorkeuren of andere informatie op te slaan om onze diensten voor u zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk te maken. Wanneer u onze website bezoekt, wordt u via een Voorkeurenmenu geïnformeerd dat uw toestemming nodig is voor het gebruik van bepaalde cookies, zoals analytische cookies of soortgelijke technologieën.

Geolocatie

DHL verzamelt uw locatie rechtstreeks van u. Wij bieden u een verbeterde gebruikerservaring op onze systemen door kaartsystemen te integreren (bv. Google Maps, Microsoft Bing Maps...). Dit kan deel uitmaken van het traceren van zendingen, het zoeken van locaties en de levering bij DHL Servicepoint in het geval u ervoor heeft gekozen uw zending om te leiden. Afhankelijk van het land, kan deze verwerking gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang of op uw toestemming.

Videobewaking ‘CCTV’

DHL heeft videobewakingscamera's geïnstalleerd om de toegang tot onze gebouwen en specifieke locaties zoals parkeerterreinen te controleren, en om toezicht te houden op onze bedrijfsactiviteiten. Videobewaking wordt gebruikt om de preventie en veiligheid van onze bezoekers, personeel en eigendommen te garanderen, en om toezicht te houden op de operationele processen in onze faciliteiten. Daarom hebben wij een gerechtvaardigd belang voor beveiligings- en toegangscontroledoeleinden, hetgeen noodzakelijk is voor het beheer van de gebouwen van DHL.

Sociale media fanpagina’s

Wij stellen u onze sociale media fanpagina’s ter beschikking, zoals Facebook, Instagram of LinkedIn, om onze relatie met u beter te beheren en om met u te communiceren. Daarom hebben wij een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw gegevens. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze Privacyverklaring op onze sociale media fanpagina’s.

DHL Service Points

Het is voor u mogelijk om zendingen te verzenden en te ontvangen via Service Points. Deze Service Points kunnen eigendom zijn van DHL of van een derde zakenpartner (bv. uw plaatselijke krantenwinkel). Indien u ervoor kiest om via een Service Point te werken, zal DHL alleen de minimale en strikt noodzakelijke gegevens verwerken om onze contractuele verplichtingen na te komen. Dit kan zijn het leveren van uw zending bij het door u gekozen Service Point of het verzenden van uw zendingen naar de gekozen ontvanger.

Betalingspartners

DHL biedt u verschillende betaalopties om uw betaalervaring te vergemakkelijken. Wij accepteren alle gangbare betaalpassen en creditcards, evenals online betaalsystemen. Uw betalingsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de verwerkingsnormen van de betalingsindustrie om de door u gevraagde dienst te kunnen leveren en om te voldoen aan onze contractuele verplichtingen.

Hoe wij uw gegevens verzamelen

Wij verzamelen en gebruiken uw gegevens in de eerste plaats om uw zending op te halen, te vervoeren en te leveren. Wij kunnen uw gegevens direct of indirect verzamelen. Wanneer u actief informatie met ons deelt, bv. door een account aan te maken, contact met ons op te nemen of een formulier op onze website of een enquête in te vullen, ontvangen wij uw gegevens rechtstreeks van u. Wanneer wij uw gegevens ontvangen van een externe derde partij (bv. een verzender), ontvangen wij uw gegevens indirect. In dit geval is het de verantwoordelijkheid van de leverancier van de gegevens om de juistheid van de gegevens te waarborgen en deze aan ons over te dragen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Informatie voor onze zakenpartners

Wij verwerken gegevens voor u als onze zakenpartner, zodat wij onze contracten met u kunnen beheren of diensten van u kunnen ontvangen. Wij verzamelen en verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor onze overeengekomen contractuele doeleinden en zullen alleen gegevens delen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en beperkt tot de overeengekomen doeleinden. Wij gebruiken uw diensten om onze medewerkers en onze klanten beter van dienst te kunnen zijn. Zo kan DHL garanderen dat onze klanten een kwalitatieve service krijgen voor het ophalen en leveren van hun zendingen, diensten voor het beheer van zendingsgegevens, partners voor veiligheid en beveiliging, audits, betalingsproviders en IT-hosting.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk om onze doeleinden te vervullen, onze contracten uit te voeren en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. De bewaartermijn kan per land verschillen op basis van de toepasselijke nationale wet- en regelgeving. Om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen zullen wij een deel van uw gegevens bewaren voor een periode van 11 jaar, met variaties per land zoals bepaald door de toepasselijke lokale wet- en regelgeving, bv. het bewaren van verzenddocumenten die nodig zijn voor de verwerking van zendingen. Wij bepalen een passende en redelijke bewaartermijn door rekening te houden met de aard, de gevoeligheid en de noodzaak van uw gegevens. Wij streven er voortdurend naar de bewaartermijn van gegevens tot een minimum te beperken wanneer het doel, de wet of contracten ons daartoe in staat stellen. In sommige landen worden gegevens met het oog op klantentevredenheid bv. niet langer dan 3 jaar bewaard. De gegevens die wij op basis van uw toestemming verzamelen, worden verwerkt totdat u uw toestemming intrekt.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

DHL neemt de beveiliging van uw gegevens zeer serieus. Wij hebben diverse strategieën, controles, beleidsregels en maatregelen geïmplementeerd om uw gegevens veilig te houden. Onze beveiligingsmaatregelen worden continu verbeterd. Wij maken gebruik van beveiligingsmaatregelen zoals firewalls, netwerk-inbraak detectiesystemen en applicatiemonitoring. Waar nodig beveiligen wij uw gegevens door gebruik te maken van pseudonimisering en encryptietechnieken bij de opslag en overdracht van uw gegevens. Wij zorgen voor strikte fysieke toegangscontroles in onze gebouwen en gecertificeerde datacenters. Als onderdeel van onze beveiligingsstrategie hebben wij auditprogramma's opgezet om ervoor te zorgen dat onze systemen en diensten voldoen aan het informatiebeveiligingsbeleid van DPDHL. Het informatiebeveiligingsbeleid van DPDHL is gebaseerd op de ISO27001 standaard. Daarnaast nemen wij een aantal maatregelen om risico's te verminderen, zoals (maar niet beperkt tot) het regelmatig trainen van onze medewerkers en het organiseren van simulatieoefeningen van incidenten door ons Cyber Defense Center. Het doel is een continue werking van het IT-systeem en het voorkomen van ongeoorloofd gebruik of verlies van gegevens.

Met wie delen wij uw gegevens

DHL zal uw gegevens alleen delen of overdragen in het kader van het uitvoeren van de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden uiteengezet, wanneer dit is toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving en met de juiste waarborgen.

Wij geven uw gegevens door aan de volgende categorieën ontvangers:
• DPDHL-entiteiten: overdracht is nodig binnen de DPDHL Groep om onze producten en diensten te leveren en te verbeteren. Doorgifte kan ook plaatsvinden om onze relatie met u te beheren, om u te identificeren en om te voldoen aan uw privacy rechten
• Zakenpartners: de overdracht is beperkt tot wat nodig is (bv. om uw zending op te halen of te leveren bij een Service Point, in sommige gebieden om uw zending op te halen en te leveren of om douane-inklaring uit te voeren)
• Overheidsinstanties: doorgifte is vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving (bv. om te voldoen aan een wettelijke verplichting tijdens de verwerking van de zending) Uw gegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doorgegeven aan andere entiteiten van de Deutsche Post DHL-groep, externe zakenpartners of overheidsinstanties wanneer dit is toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. In dergelijke gevallen zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de overdracht van uw gegevens te waarborgen (bv. onze bindende bedrijfsvoorschriften, standaardcontractbepalingen).

Het DPDHL Data Privacy Policy inzake gegevensbescherming regelt onze normen voor de verwerking van uw gegevens.

Wij respecteren uw rechten

Indien van toepassing voorziet de wetgeving inzake gegevensbescherming in meerdere rechten die u kunt uitoefenen:

Recht van inzage
U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de informatie die wij over u bewaren en om deze in te kijken. Dit omvat uw recht om aanvullende informatie te vragen over de categorieën van uw gegevens die wij verwerken, voor welke doeleinden, de categorieën van zakenpartners aan wie de gegevens kunnen worden toegezonden en uw andere rechten met betrekking tot ons gebruik van uw gegevens. Wij zullen u binnen één maand na uw verzoek een antwoord bieden, voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van een andere persoon.

Recht op rectificatie
U heeft het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren.

Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking wanneer deze op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd, zoals direct marketing.

Recht om uw toestemming in te trekken
U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, als u deze eerder hebt gegeven

Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Wij zullen u een export geven van de gegevens die u aan ons heeft verstrekt.

Recht op gegevenswissing/vergetelheid
U heeft het recht om, in bepaalde omstandigheden, uw gegevens te laten verwijderen. Wanneer uw recht om te worden vergeten geldig is, en alleen indien noodzakelijk, kunnen minimale gegevens over u worden bewaard om ervoor te zorgen dat u niet opnieuw wordt gecontacteerd. Als u opnieuw gebruik maakt van onze diensten, wordt u behandeld als een nieuwe klant.

Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om een beperking te vragen van de manier waarop uw gegevens worden gebruikt.

Recht in verband met geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering
U heeft het recht om een herziening van de geautomatiseerde verwerking te vragen. Op dit moment neemt DHL geen geautomatiseerde besluiten met juridische gevolgen voor u. Indien dit in de toekomst wel het geval is, zullen wij dit doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. U kunt uw verzoek op basis van de bovenstaande rechten of andere vragen over deze Privacyverklaring richten aan onze DPO in het land waar u verblijft. DHL kan uw verzoek niet in behandeling nemen zonder voldoende bewijs van uw identiteit. Wij wijzen u erop dat de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voorwaarden kan opleggen aan de uitoefening van de bovenstaande rechten.

Verzoeken en klachten

Wij behandelen al uw verzoeken met de zorg die zij verdienen. Als wij u geen gepast antwoord kunnen geven, neem dan contact op met ons. Als wij uw problemen niet oplossen, kunt u een klacht indienen bij uw plaatselijke gegevensbeschermingsautoriteit.

Woordenlijst